美国留学生存贴 | 如何写英文Email

在申请美国留学，无论是网申阶段、网申状态查询、网申结果询问、申请I-20等还是收到录取结果阶段，都有可能通过邮件和美国大学沟通。到了美国后，发邮件交作业或者与教授讨论问题更成了学习生活中的家常便饭。所以，给学校发邮件是出国留学的基本技能。 

不同于中国，在美国社会中邮件是最主要的线上交流和沟通方式，尤其是正式的场合里，邮件甚至可以被作为法律证据。所以在国内习惯了，微信式快餐交流方式的同学们，到美国最重要的一件事就是学会如何准确地发邮件。

 

今天就请跟随美国教育在线小编学习一下如何书写正式而且高效的邮件。

 

一封正式邮件的必备项就是：主题、称谓、正文、结尾、落款签名。

 

1Subject line 标题 

邮件主题经常都有人忽略，要么就不写，要么写了，也不够具体，从主题上别人就当这封邮件是垃圾邮件。要知道你的老师、老板、同事、或者客户可能每天要浏览几十上百篇邮件，所以你需要给邮件一个简单、明确、具体的标题，让对方看一眼标题，甚至不用打开就知道这篇邮件要说什么。

 

比如，不只是写“Application”，而是写“Application of Reduce Load”

 

 

2Salutation 称谓 

跟对方邮件来往较多

用Hi XX或者Hello XX，比如Hi William。这种方式通常是用来你和对方关系很熟，或者你已经和对方来往过很多次邮件。不知道姓名的还可以直接用Hi。

 

头一次跟对方联系，或者不熟悉

要正式一点，最好用 “Dear+姓”，比如Dear Mr. Green, Mrs. Green。如果不知道对方（女性）是否已婚，用“Ms.”来代替“Miss”或“Mrs.”最保险。如果不知道对方姓氏或性别，使用“Dear Sir/Madam”。

 

收件人不止一个

使用“Dear customers”或者“Dear partners”，给同事们可以写“Dear All”

 

 

3Main point 正文 

一般英文邮件刚开头都要开始寒暄一下：

 

开场白

Hope you are well.

 

回复开场白

Further to our conversation earlier……

As discussed over the phone……

Thanks for your kind reply.

Thanks for the update on the situation.

Regarding...

As per my email sent on xxxx

Please help to clarify....

 

道歉

如果回复晚了，道歉该怎么表达？

Sorry for the late reply.

 

如果你出了小差错，比如发错邮件、搞错时间地点等，在重新发送邮件加以纠正时，在结尾加上 "Sorry for any inconvenience caused"。

 

但整体的正文内容一定要抓住3C原则。

• Deliver a Clear message
• Use Correct grammar, vocabulary and punctuation
• Be Concise

所以3C原则就是Clear清晰，Correct正确，Concise 简明。记住重点在于更有效的传达信息，用更简单的句型和清晰的组织来使你写的东西更易读。

 

4Closing 结尾 

常用结尾

Let me know if you have any questions or concerns.

If you have any questions, please feel free to reach me out.

Please let me know if there are questions.

 

深盼及早回复

We are looking forward to hearing from you.

We trust you will share us a feedback at your earliest.

We hope that you could reply us as early as you can.

 

我会与你保持联络，让你知道事情的进展

I will keep you posted.

I will keep you updated.

5Sign off 落款Formal正式

Yours sincerely,

Yours faithfully,

Semi-formal半正式

Kind regards,

Regards,

Informal 非正式

Take care,

All the best,

Signature Block 签名，包括你的姓名 (name)、职称 (title)、公司 (company)、联络信息 (contact information) 等，比如：

 

TIPS 给教授发邮件的注意事项1. 邮件是永久性的。一旦你把它发出去了，就不可能再收回来了。只要教授收到了邮件，他就主宰了这封邮件的命运，或者保存，或者是把邮件转发给同事博取一笑(这是最糟的情况)――后果自负哦。

2. 邮件要发到你被告知的邮箱里。检查，再检查，看“发送到”那一栏的地址是不是正确。仅仅因为你的妈妈和你的教授的名字都是"Lynn"，也没有理由把你所有的爱都寄送到了Lynn教授那里吧。

3. 教授可能不使用大学的乱七八糟的邮箱系统。所以把邮件发送到他们真正在用的邮箱地址，而不是大学通讯录上的邮箱地址。(检查一下他们的个人摘要或者任务分配表来寻找一些线索。)

4. 教授可能不会打开一封发自luckydogpig@thepound.com的邮件。他们更喜欢打开那些来自比较有名的邮箱地址，就像you@theCruddyUniversityE-mailSystem.edu。

5. 主题栏要紧扣主题。在主题栏要对这封邮件有一个简要的解释。千万不要包含一些要求，比如说“紧急请求--请立即回复”，可以很肯定的说，你的请求会像垃圾一样处理掉。

6. 称呼很重要。最安全的开头方式是用“亲爱的×××教授”。这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他，并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者。

7. 清楚简洁是最好的。你的教授每天会收到25-30封邮件，所以如果你的问题很简洁明了那是最好的(一般把问题一条条列出来比较好)。如果你的问题表述的很详尽或者多层面的，最好在教授的办公时间面谈，这样教授就能够更有效地帮你解决问题。

需要注意的是，再用附件发送论文初稿前，要确定他是不是愿意接受这样长的文件。如果不，那就看一下他是否愿意在邮件主体读一页或者一个中心段。

最重要的是，附件里的论文不要用奇怪的格式。你也许认为.odt格式的文件比较酷，也不用为OPEN OFFICE 付费，但是当教授发现他/她花了20分钟找到的插件也打不开，还要花费半个小时来下载Open Office。本来只需15分钟的评分工作现在却耗费了一个小时，然后教授会给你评分吗?你可以想象的。

8. 必须要告知教授已收到邮件。如果你的教授屈尊给你回答或者发送你需要的资料，一定要告诉他你已经收到了。这样，下次在课堂上看到你的时候，他们就会觉得你是个不错的学生。

9. 这不是大声嚷嚷的争吵。邮件不要都用大写字母来写，因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈的感情的方式。没有人喜欢喊叫的。

10. 没有人真的喜欢表情符号和微笑符。请相信这一点。

11. 这不是Facebook。你写给教授的邮件不要像你在朋友留言板上的留言一样随意。

重要提示：千万不要和你的教授开玩笑，这个时候，无论多可笑都不可以。

12. 这不是写即时消息....所以不要像写短消息一样用单词的缩写形式，你绝对是在冒风险，如果我说的不对请改正。

13. 这不是校园幽默。不要随意拿以下的事情当谈资：你的论文很难搞，你那个“很衰”助教都不教些你想知道的东西，或者是你期中考试考了个很烂的分数。

14. 这不是在评价你的教授。没有教授想听你评价他们的课堂表现，所以把你的意见留到期末评价中，你可以滔滔不绝地表达出你对老师的看法，而且是匿名的。

15. 拼写错误会使你看起来像个笨蛋。所以每次都要使用拼写检查，并校对你的邮件两遍。

16. 最后的签名很重要。每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你，并以“Best Wishes、Regards”来结尾。(或者其他相关的正式语，但是要用友好的语气。)然后签上你的全名，而不是什么昵称，就像Ry-Ry 或者 Biff。

17. 你的教授不想听你讲你的人生哲学。在你的邮件最后不要说什么你引用的宗教或者政治观点。你永远不知道这些会不会冒犯你的教授。

18. 不要太过殷勤。在邮件中表现出礼貌和友好很重要，但是要适度，不要搞得像是在阿谀奉承。